45.赞助项目结束和记录保存责任
老板:
- 位置: 赞助项目办公室主任
- 电子邮件: osp@dctdsj.com
最后更新: 2018年12月1日
A. 一般. 确保适当的奖励终止程序, 赞助项目办公室(OSP), 单位, 和首席研究员(PI)都被指定了具体的职责. 受资助研究项目的典型法规或合同要求包括最终技术报告, 发票, 财务报告, 专利报道, 还有财产报告, 哪些通常要在项目结束后30-90天内提交. 因为这些要求, 重要的是，结束活动必须及时完成. [ed. 12-18]
B. 政策. 学校的政策是在奖励文件条款和条件规定的时间内准备和提交所有必要的结帐文件. 从合同终止前大约三(3)个月开始，OSP将向单位和pi提供通知，作为及时合同结束所需行动和责任的提醒. 不遵守大学要求的行为可能导致不允许的费用. (牧师. 12-18]
C. 过程/程序. Departmental grant administrators (DGA) and PIs should work together to review and verify to OSP via email: that all accrued expenses have posted to Banner; that no expenses incurred after the end date have posted to the award; and that all expenses are applicable to the project. 如果未能回应确认费用审查的请求，将导致OSP根据已提交到Banner会计系统的内容向赞助商提交最终发票, 扣除任何不允许的费用. 已张贴到项目的支出清单可以通过Banner报告fwrite查看. (牧师. 12-18]
C-1. 修订情况. 如果需要延长时间，以完成项目或增加资金悬而未决, 单位应当立即通知OSP. (牧师. 12-18]
C-2. 费用变化. 关于尚未寄到Banner的额外费用的信息，需要包含在最终发票中, 必须在奖励终止时通过电子邮件发送的“最终发票通知”中指定的到期日之前提交给OSP财务组. (牧师. 12-18]
C-3. 无需更改. 如果没有更正, 最终发票和财务报告(如果需要)将根据Banner提供的信息准备. 总干事必须在奖励终止时通过电子邮件发送的“最终发票通知”中规定的到期日之前，向OSP财务组核实横幅号码的准确性. 如果没有回应, 发票和报告将根据允许的费用提交给授权机构. [ed. 12-18]
C-4. 有限修订的最终发票和报告. 如果在最终发票提交给赞助商后需要修改, OSP将根据具体情况评估是否重新提交最终发票和/或财务报告: (牧师. 12-18]
C-5. 结帐信和PI责任声明. 当奖励终止且所有财务报告完成时, 向PI和DGA发送“收尾函和PI责任声明”. 这封信概述了提交的最终财务数字，并指出任何待完成的项目. 用于审核, 与奖项有关的文件必须保存三(3)年, 如奖励条款另有规定，则可延长. OSP维护的审计文件至少包括以下项目: [ed. 12-18]
•原始提案和任何附加提案
•奖励通知及任何修订
•发票和财务报告
•成本分担记录
•薪酬确认(人事活动报告或其他机制)和工资成本转移记录
•财产/设备报告和专利报告
•分包合同和服务协议文件
此外，该单位还需要保存以下审计信息:
•技术报告(进展和最终)
支持成本转移，库存和所有支出的文件
•与项目有关的各种信件
D. 联系信息. 任何关于赞助项目结束程序的问题，请致电208-885-6651或 osp@dctdsj.com. [ed. 12-18]